CONTABILIDAD EN LINEA
¿CÓMO FUNCIONA LA CONTABILIDAD EN
LINEA?
Hace
algunos años surgió el concepto de contabilidad en línea. Su principal
objetivo es contribuir a una práctica más económica y ágil de las empresas.
La
contabilidad en línea es una eficaz herramienta que ayuda a los empresarios a
resolver cuestiones relacionadas con su negocio en cualquier momento, desde
cualquier lugar. Sólo con tener acceso a una computadora, teléfono o tableta y
acceso a Internet. Por lo tanto, es ideal para emitir documentos tales como
facturas logrando una mayor agilidad y practicidad obteniendo excelentes
resultados ya que la empresa responde de la misma manera como si se manejara en
una oficina.
Un programa de contabilidad online,
se puede definir como un programa informático o una aplicación que registra y
proceso operaciones contables y que además ofrece las ventajas de un programa
alojado en la nube. Se trata de un software que pone en práctica los
procesos de contabilidad de manera digitalizada. Por consiguiente, debe seguir
los Principios Contables Generalmente Aceptados para garantizar el
correcto funcionamiento de la actividad contable. A través de la contabilidad
tendrá una imagen precisa, de la situación económica y financiera de su
empresa.
¿Qué ventajas nos ofrece?
Hemos
definido qué es un programa de contabilidad online, pero ¿cuáles son sus
principales beneficios? Es importante hacerse la pregunta de por qué usa
el software de contabilidad. Los expertos en finanzas consideran que el
software contable es el activo más valioso de la empresa. Este reduce los
costos y aumenta la productividad. Con un programa de contabilidad adecuado,
las compañías automatizan las tareas de contabilidad. Además, pueden
pronosticar gastos y desarrollar una estrategia de inversión más inteligente en
su negocio.
A continuación, enumeramos algunas
ventajas que nos ofrece:
1. Ahorro
Una
de las características más importantes de un programa de contabilidad online,
es que ahorra mucho tiempo en comparación con la contabilidad manual. Con un
software contable, se agilizarán tanto la tareas que lo que antes suponía horas
de encuadre de cuentas y búsqueda de datos se reducirá a un simple ‘clic’. Por
ejemplo, puede crear facturas de clientes, preparar depósitos bancarios y
emitir cheques en el programa, con el beneficio adicional de que el sistema
registra cada transacción por usted. Además de tiempo, ahorramos dinero, ya que el
uso de recursos humanos y los posibles errores contables (que siempre suponen
un coste para la empresa) se eliminan.
2. Mejora en la gestión
Un programa
de contabilidad online no es un simple banco de datos. Nos proporciona un
análisis de datos contables, lo que se nos aporta un suministro de información
muy útil para la gestión empresarial. A partir de esta información, el
software contable nos brindará la posibilidad de generar los informes
necesarios para tomar decisiones oportunas en su empresa.
3. Protección
La
ley nos exige que se mantengan durante varios años los informes financieros de
una empresa. Esto puede requerir mucho espacio si se hace de forma física, ya
que los archivos en papel pueden ocupar demasiado. Además de que puede
ocurrir un imprevisto que cause graves daños, como un incendio o una
inundación. Por no hablar del robo de esta información, que puede ser muy
peligroso si cae en malas manos.
Con
la ayuda de un software de contabilidad online, todos los archivos se guardan
en dispositivos electrónicos o en la nube, de donde se pueden sacar cuando
sea necesario. Sin necesidad de depender de un equipo en concreto. Un buen
software de gestión online, ofrece cifrado de seguridad TLS para
conectarse al sistema (sistema de encriptado similar a los de los
bancos), copias de seguridad diarias, control de accesos a sistemas. Estos
sistemas son mucho más fiables que trabajar en un PC en local.
4. Automatización
En
muchos casos se pueden automatizar las acciones, para que en el momento de
registrar una acción en un sistema (por ejemplo crear una factura, la venta de
un artículo), el software de contabilidad se encargue automáticamente de crear
los asientos contables correspondientes.
5.
Disponibilidad
Otra
ventaja de un programa de contabilidad online es que todo se guarda
automáticamente y se almacena en la nube. Esto nos permite acceder en todo
momento y sin limitación alguna. Al evitar tener que introducir información
desde múltiples sitios o sistemas, evitarás tener que mantener diferentes bases
de datos con información posiblemente duplicada o con errores. La información
en la nube es accesible desde cualquier ubicación y dispositivo, PC de
sobremesa, Tablet o Smartphone. Además esta información es accesible 24 horas
al día durante los 7 días de la semana. Así evitamos tener la obligación de ir
a la oficina para gestionar nuestra empresa.
6.
Reducción de errores
Se
reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable hace los
cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Un buen programa de
contabilidad online está diseñado con la característica de minimizar los
errores.
7.
Mayor volumen de producción
Un
software de contabilidad puede manejar grandes volúmenes de transacciones,
debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.
8. Informes
Un
software de contabilidad online permite crear informes de Diarios, Mayores,
Estados Financieros, rápidamente para poder visualizar la información requerida
y tomar decisiones. En varios casos también es posible automatizar esta tarea,
haciendo que el sistema se encargue de crear los reportes y exportarlos, o
incluso enviarlos a un correo electrónico.
¿Cuáles son las ventajas de contratar
este servicio?
Reducción
de costos: la principal ventaja que ofrece la contabilidad en línea es la
reducción de costos, ya que resulta mucho más asequible que las oficinas
tradicionales. Cabe señalar que a medida que aumenta la complejidad de la
empresa (volumen de negocios y número de empleados, por ejemplo), los costos
pudieran aumentar igual a una oficina tradicional.
Resultados
eficientes: los resultados de cuentas en línea son los mismos que una
contabilidad tradicional puede ofrecer, ya que los servicios son los mismos,
cambiando sólo el formato.
¿Qué precauciones se deben tomar en
la contratación de la contabilidad en línea?
En
primer lugar, y lo más importante, el empresario debe realizar una investigación
sobre el producto o servicio que se va a contratar: revisar sus clientes, las
opiniones que hay acerca de ellos, si tiene los medios para satisfacer sus
demandas, etc.
Después
de que el servicio ya ha sido contratado, es importante monitorear el trabajo
que se lleva a cabo, la información que está disponible, entre otros aspectos
operativos.
Seguramente la contabilidad en línea te brindará grandes beneficios empresariales y aumentará tu productividad.
Seguramente la contabilidad en línea te brindará grandes beneficios empresariales y aumentará tu productividad.
BIBILOGRAFIA
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